Eräänä maanantaiaamuna, kun kahvi oli vielä liian kuumaa juotavaksi, huomasin viestiketjun, joka oli paisunut 46 viestin mittaiseksi. Yksikään niistä ei kuitenkaan kertonut mikä oikeasti oli ongelma. Tämä, ystäväni, on sisäisen viestinnän tragedia: kaikki puhuvat, mutta kukaan ei kuuntele.

Kun tieto ei kulje, syntyy huhujen ekosysteemi

Oletko huomannut, että jos virallista tietoa ei tule ajoissa, syntyy vaihtoehtoinen versio – yleensä käytävällä kuiskien? Henkilöstötutkimukset ovat osoittaneet, että jopa 70 % työpaikan väärinymmärryksistä johtuu puutteellisesta sisäisestä viestinnästä (Lähde: Gallup, 2022). Ja se ei tarkoita vain unohtuneita uutiskirjeitä, vaan sitä, että viesti ei tavoita oikeassa muodossa.

Esimerkki: eräässä IT-yrityksessä tiimipäällikkö kertoi uusista ohjelmistopäivityksistä Slackissa… englanniksi. Ongelma? 40 % tiimistä oli tuotantolinjalta, eikä heillä ollut Slack-tunnuksia. Viesti ei vain ollut myöhässä — se ei koskaan tullut perille.

Ei vain sähköpostia – vaan rytmi ja tunne

Hyvä sisäinen viestintä ei ole “lähetetään kerran kuussa muistutus”. Se on kuin rytmimusiikki: tasainen beat pitää tahdin, mutta silloin tällöin tarvitaan yllätyksellinen soolo, joka herättää huomion.

• Päivittäiset pikapäivitykset (max 3 lauseen mittaiset) pitävät ihmiset kartalla.
• Viikoittaiset syväluotaukset antavat kontekstin.
• Yllättävät videoterveiset toimitusjohtajalta – vaikka työmatkalta junan ravintolavaunusta – tuovat inhimillisyyttä.

Pieni sivuhuomio: näin kerran talouspäällikön esittelevän kuukausiraportin Lego-palikoilla. Kukaan ei unohtanut sitä esitystä.

Tämä on se kinkkinen osuus

Sisäinen viestintä ei ole vain tiedon lähettämistä, vaan myös sen vastaanoton varmistamista. Tässä kohtaa moni mokailee: viesti kyllä lähtee, mutta kukaan ei seuraa, menikö se perille ja ymmärrettiinkö se oikein.

Kuvittele tilanne: lähetät tärkeän ohjeen sähköpostilla. Kukaan ei vastaa. Päätät, että “kai ne sen näki”. Mutta sitten kuulet viikon päästä, että puolet tiimistä teki asian täysin eri tavalla. Se on kuin laittaisi pullopostin mereen ja toivoisi parasta.

Pro tip: Testaa viesti pienellä pilottiryhmällä ennen laajaa jakelua. Jos he ymmärtävät sen täsmälleen niin kuin halusit, voit skaalata.

Yhteisöllisyys syntyy mikrohetkistä

Kaikki isot viestintästrategiat ovat turhia, jos arjessa ei tapahdu pieniä kohtaamisia. Esimerkki, joka jäi mieleeni: tuotantohallin esimies piti 5 minuutin “aamupiirin” joka aamu. Ei kalvoja. Ei muodollisuuksia. Vain kolme kysymystä:

1. Mitä tänään on tärkeintä?
2. Mikä voi mennä pieleen?
3. Kuka tarvitsee apua?

Lopputulos: Tiimin luottamus ja tiedonkulku paranivat niin paljon, että henkilöstövaihtuvuus laski puoleen vuodessa.

Kun viestintä toimii, se tuntuu – ei vain näy

Hyvä sisäinen viestintä ei ole pelkkää faktojen siirtoa. Se on kuin lämmin valo toimiston nurkassa: ei aina huomaa, mutta sen puuttuessa kaikki tuntuu kylmemmältä. Kun tieto kulkee oikea-aikaisesti ja empaattisesti:

• Uudet työntekijät solahtavat joukkoon nopeammin.
• Konfliktit ratkeavat ennen kuin ne ehtivät paisua.
• Organisaatio kestää muutoksia ilman paniikkia.

Ja kyllä – joskus se vaatii, että jätät sen täydellisen PowerPointin ja kävelet vain suoraan kollegan pöydälle kysymään “miten menee?”.